Rengøringskvalitet (S-841)

Anbefaling:
DS netværksgruppe for INSTA 800 anbefaler ved samarbejdsudfordringer, at få en tredjepart ind over samarbejdet.

En tredjepart, med indblik i INSTA 800 standarden, kan bruges som:

- sparringspartner, da nogen udfordringer vil kunne løses med en skærpelse/præciseringer i kravsspecifikationen.

- Eller til at gå en eller flere uvildige kontroller, som vil kunne hjælpe med forventningsafstemning og evt. præciseringer i kravsspecifikationen.

Spørgsmål: Samling eller bygningsskade?

”Omkring tavlerne dannes der ved aftørring/anvendelse af svamp urenheder fra spritpenne. Disse bør fjernes dagligt, da urenhederne ophobes og derved er svære at fjerne. Kunden ønsker at få præciseret om urenheder der er ophobet, som disse, kan betragtes som bygningsskade eller der er tale om en samling”

Svar:”Hvis urenhederne kan fjernes, ved daglig rengøring, er der tale om en samling. Det vil være uhensigtsmæssigt at lade urenheden sætte sig for på et senere tidspunkt at skulle bruge skrappere rengøringsmidler for at få det fjernet. Det er derfor vigtigt at fastsætte et rengøringskrav i forhold til rengøring af tavler i kontrakten, så der ikke opstår tvivl mellem indkøber -og leverandør af rengøringen”

Spørgsmål: Samlinger på ikke synlige flader ”Ophobning af urenheder efter fx ”frugtaffald og fedtfingre” under synlige greb på affaldsmøbler og fx gelændere. Leverandør af rengøring er ikke af den opfattelse, at grebet er usynligt, men rengøring under greb er at betragte som ikke synlig rengøring og dermed skal det ikke medtages som en samling?”

Svar: 
”Samlinger på undersiden af greb og gelændere er fortsat samlinger, selv om de kan være vanskelige at se og de skal medtages i kontrollen på lige fod med andre samlinger.”

Spørgsmål: ”Findes der en relevant norm/standard for rengøring af busserne i den kollektive trafik? Er der konkrete eksempeler på, hvor en standard er benyttet i en sådan sammenhæng? Dvs. i busser eller tog i den kollektive trafik?

Udfordringen består i, at det er vanskeligt at opretholde en bestemt standard i en bus, hvor rigtige mange mennesker færdes/opholder sig ”direkte” fra gaden/udemiljøet hele året i busser af alle aldre.”
 
Svar:
”INSTA 800-serien vil være velegnet som kvalitetsstyringssystem for rengøring også af busser i den kollektive trafik. INSTA 800-serien har tidligere været anvendt til fly.  

Ved brug af INSTA 800-serien er det dog vigtigt at lave en forhåndsvurdering af smudsniveauet, for at sikre at der er kendskab til hvilken rengøringsindsats der er behov for inden man går i gang med rengøringen. Dette for at få et realistisk billede af rengøringsindsatsens omfang for at opnå det fastsatte rengøringsniveau. Videre kræver det at der er et tidsrum, hvor bussen holder stille, så rengøringen kan udføres. Hvis dette er et kortvarigt tidsrum kan man sikre sig, at kontrollanten er tilstede mens rengøringen udføres. Det er ikke muligt at opretholde rengøringsniveauet under driften, men man kan sætte et niveau i forhold til frekvens, som noteres i rengøringsaftalen.

Spørgsmål: ”Hvis der foreligger en komplet liste for objektgrupper i kontrakten. Er leverancen at alle objektgrupperne skal rengøres (metode frihed) det antal gang som kontrakten foreskriver at rengøringsleverandøren skal ind i lokalet?” 

Svar: 
”Nej – alle objektgrupper (gulv, loft, væge og inventar) skal vurderes i forhold til hvad rengøringsbehovet er, efter den fastlagte kvalitetsprofil.”

Spørgsmål: ”Er INSTA 800 kontrollen blot ét øjebliks billede af de angivne kvalitetskontroller?”

Svar:

”INSTA 800 Kontrollen er et øjebliksbillede af den udførte rengøring, kontrollen skal udføres lige efter endt rengøring eller umiddelbart før lokalet tages i brug.”

Spørgsmål: ”En udfordring kan ligge i, at rengøringsleverandøren ikke acceptere at brugerne kan melde ind når fx en skraldespand ikke er tømt, et bord ikke er aftørret osv. Brugerne melder jo kun ind hvad de lige ser og ikke en komplet liste over fejl og mangler. Leverandøren begrunder det med at lokalet ville, hvis der blev gået en INSTA800 kontrol, bestå.”

Svar: ”Dette er et komplekst spørgsmål. Det anbefales at man ser på afsnit 9 ’krav til aftalen’ i INSTA 800:2018.”

- Ved antagelse af at tømning af skraldespanden indgår i aftalen: Hvis ovenstående observeres umiddelbart før lokalet tages i brug, så kan leverandøren have ret, men vi ved det ikke. For at få dette afklaret kræver det en kontrol af hele lokalet.

- Det anbefales at få en dialog med både leverandør og brugerne, til nærmere forventningsafstemning, i sådanne tilfælde.

Spørgsmål: ” Skærpede krav foreskriver: ”inventarobjekter skal aftørres hver gang der er rengøring i lokalet”. Rengøringsleverandøren fortæller at dette bliver udført, men at der godt kan være urenheder efterfølgende, bare lokalet overholder kvalitetsprofilen. Som ordregiver giver det ikke mening at når det skærpede krav er ”skal aftørres…” hvorfor mener leverandøren så at der godt må være urenheder efterfølgende.

Svar:

”Med ovenstående skærpelse, skal det føjes ind i kontrakten, hvad resultatet skal være, for at undgå uenighed om kvalitetsniveauet.”

- Det anbefales at man i kontrakten beskriver, hvad udfaldskravene skal være antal tilladte samlinger efter endt rengøring for det skærpede krav.

Spørgsmål: ”Udfordringen ligger i at formålet er klart og tydeligt, som skærpet krav: at der skal aftørres selvom overfladerne ser rene ud. INSTA 800 er en visuel rengøring. Det nytter ikke at skrive det skærpede krav som: ”der må ikke forefindes urenheder på inventarobjekter” da formålet er at fjerne bakterier.”

Svar:

”INSTA 800 er en kvalitetstandard og omfatter ikke hygiejne perspektiver. Når formålet er at fjerne bakterier, skal det specifikt fremgå af aftalegrundlaget (det betyder at man skal ind og måle på bakterieniveauet).

- Vi henviser til Annex B B.0.5.1 ’Måling af hygiejniske forhold’

Spørgsmål: ”Hvordan håndtere INSTA 800 at leverandøren ikke udnytter at der i, fx en K2 profil aldrig bliver taget bordstel, vindueskarme osv. og når brugerne så melder ind til ordregiver at fx skraldespanden ikke er tømt, så svarer rengøringsleverandøren at de overholder INSTA 800 kvalitetsprofilen. Det kunne også være at brugerne oplever at deres bord gentagne gange ikke bliver aftørret og melder det til ordregiver, men lokalet ville bestå en INSTA 800 kontrol, hvorfor rengøringsleverandøren afviser det som en berettiget klage. I kontrakten er beskrevet at rengøringsleverandøren ikke må tænke i at der fx i K2 profiler er ”tilladt” 50% faldesnavs og derfor kun vaske 50% af arealet. Rengøringsleverandøren siger at det tænker de ikke i og henviser til INSTA 800 rengøringskvalitetsprofilen?”

Svar: 
”INSTA 800 forholder sig ikke til ophobninger. Dette skal man tage med i kontrakten som et skærpet krav. I beskrevne tilfælde, hvor det er medtaget som et skærpet krav kan man som kunde påtale at der er ophobninger.”

- Det anbefales i en fastlås situation, at få en uvildig til at gå en eller flere kontroller og evt. hjælpe med forventningsafstemningen og evt. præciseringer i kravsspecifikationen.

Spørgsmål: ”I kontrakten er lavet en komplet liste over hvilket objekter der skal rengøres under de forskellige objektgrupper. Dette er gjort ved at skrive altskal rengøres med undtagelse af de beskrevne elementer på negativlisten. På denne liste er vinduer i facaden ikke nævnt.”

”Ordregiver undrer sig over at rengøringsleverandøren ikke mener glas i facaden er med og at dette som en generel ting ikke er oplyst i INSTA800.”

Svar:

”De objektgrupper der er medtaget i rengøringsaftalen, skal medtages.”

”I det tilfælde, hvor der er tale om en negativ liste, afhænger det af om der er tale om en rengøringsaftale eller en renholdsaftale, da der overordnet skelnes mellem rengøring og vinduespolering, som to forskellige ydelser (renholdsaftale omfatter flere områder, som fx vinduespolering, måtteservice, planteservice mm. mens rengøringsaftaler kun omfatter rengøring eksklusiv facade vinduer).

Spørgsmål: ”Overgår virksomhedscertifikatet – personcertificeringen?”

Svar:

”JA, Virksomhedscertificering overgår personcertificering.”

Spørgsmål: ”Kan en virksomhedscertificeret virksomhed gennemføre kursus på niveau 1, 2 og 3 mod udstedelse af bevis/diplom hvilket vil gøre os meget fleksible i forhold til at vente på 3. part?”

Svar:

”Virksomheden kan undervise, men medarbejderne skal, på niveau 3 og 4, have eksamensbevis fra tredjepart. (Claus 8)”

Spørgsmål: ”Betyder det, at vi som er virksomhedscertificeret, ikke behøver at uddanne/personcertificere medarbejderne, jævnfør standarden del 2, der beskæftiger sig med INSTA 800 kontrakter?”

Svar:

”Medarbejderne skal uddannes, men ikke nødvendigvis certificeres.”