For den rådgivende ingeniørvirksomhed Niras A/S hedder svaret Standard Distribute, der sammen med en licensaftale giver medarbejderne fuld elektronisk adgang til alle virksomhedens 600 standarder.
Niras har i øjeblikket abonnement på mere end 600 af standarder, og dem kan alle 900 medarbejdere læse i når som helst og hvor som helst - blot de har adgang til en webbrowser.
Standard Distribute er Dansk Standards løsning til virksomheder, der ønsker at håndtere sin samling af standarder på internettet og at give alle medarbejdere onlineadgang til dem.
Niras tog Standard Distribute i brug i august 2006. Lisbeth Sørensen, biblioteksansvarlig i byggeriafdelingen, er én ud af virksomhedens tre ’DS-sekretærer’. Deres opgave er at foretage nyindkøb af standarder.
Vi får altid en hurtig tilbagemelding fra Dansk Standard – i løbet af en dag har vi både fået standarden og regningen – og så er vi klar.
Lisbeth Sørensen
På Niras’ intranet kan medarbejderne finde en vejledning i, hvordan de bruger systemet.
”For nogle er det en helt ny måde at arbejde på, som kræver tilvænning. I byggeriafdelingen har vi været vant til at få bøger serveret, og nogle synes det er irriterende, at de nu selv skal printe ud. Men i det store og hele er Standard Distribute blevet positivt modtaget, og efterhånden som der kommer nye udgaver af standarderne, og de papirudgaver folk har stående i dag bliver ophævet, vil flere og flere af os bruge systemet”, siger Lisbeth Sørensen.
”I Safety-afdelingen er vi vant til selv at søge litteratur på nettet, og for os falder Standard Distribute helt naturligt. Det er dejligt, at man ikke skal bestille bøger hjem, og systemet er nemt at bruge”, siger Anne Sønderskov Nielsen.
Det giver et bedre overblik, som gør det nemmere at afgøre hvilke standarder, der er relevante for os. Anne Sønderskov
Standard Distribute giver mulighed for at læse de første 7 sider af samtlige 20.000 standarder i Dansk Standards katalog.
”Det er en stor fordel at man kan smugkigge, inden man beslutter sig for, om man skal købe dem”, siger Lisbeth Sørensen.
”Det giver et bedre overblik, og man kan bedre afgøre, hvilke standarder der er relevante for os”, siger Anne Sønderskov Nielsen.
Standard Distribute fortæller også automatisk Niras, når der kommer nye udgaver af virksomhedens standarder.
”Det er smart, at man ikke selv skal bruge tid på at holde øje med det, men at vi kan være sikre på, at vi hele tiden har de nyeste udgaver af standarderne,” siger Lisbeth Sørensen.
Anne Sønderskov Nielsen fremhæver den nemme tilgængelighed som det store plus ved Standard Distribute. Det gør det lettere at samarbejde, og det sikrer, at det altid er de nyeste standarder, der bliver brugt.
”Alle har adgang til hele spektret af standarder. Man skal ikke op i biblioteket og se efter, for så at risikere at de er udlånt til vores afdeling i Aarhus. Når man arbejder på tværs og skal diskutere tingene, er det desuden en fordel, at alle kan se alt samtidig”, siger hun.
Anne Sønderskov Nielsen rådgiver de projekterende ingeniører om brandsikkerhed og arbejder med standarder indenfor fx brandventilation, brandteknisk klassifikation af byggevarer, prøvningsmetoder til brandegenskaber, sikkerhed på elevatorer, Eurocodes og brandslukningsmateriel.
Det relevante indhold skriver hun ind i sine brandstrategier, og hun er derfor en flittig bruger af Standard Distribute.
” Når vi fx i forbindelse med CE-mærkning eller funktionsbaseret dimensionering bruger funktionskrav frem for detailkrav, behøver vi ikke følge konkrete regler, hvis vi kan gøre det på anden måde og dokumentere, at det stadig overordnet er i orden. Men det kræver, at vi kender baggrunden og ved hvad der er relevant i de enkelte standarder – og her er Standard Distribute til stor hjælp”, siger hun.
Anne Sønderskov Nielsen fremhæver desuden søgefunktionen, der viser, hvor i et givet dokument søgeordet optræder.
”Det bliver nemmere at guide folk frem til det vigtige – og det er en god egenskab, når standarder er så vanskelige at læse”, siger hun.
Udover at Standard Distribute har lettet arbejdet, mener Anne Sønderskov Nielsen også, at systemet sparer Niras for penge.
”Før kunne man finde på at bestille et nyt eksemplar af sin papirstandard, blot fordi man ikke kunne finde det eksemplar man allerede havde. Det problem har vi ikke i dag”, siger hun.
”Også på lang sigt kan Niras spare penge med Standard Distribute - når alle ti afdelinger ikke skal ud at købe hver sine standarder, men vi kan nøjes med ét sæt til fælles elektronisk distribution”, slutter Lisbeth Sørensen.
